Изменение ширины столбца и высоты строки.

Вставка и удаление столбцов и строк рабочего листа

Удаление, добавление, копирование, переименование листа

Все названные операции и другие выполняются при помощи контекстного меню, которое открывается по отношению к активному ярлыку листа (рис.1)

Чтобы изменить количество листов во вновь создаваемой книге, необходимо открыть диалоговое окно Параметры Excel и в соответствующем разделе указать требуемое количество листов:

Файл – Параметры - Общие

При создании новых книг (число листов )

Вставка столбцов и строк на лист выполняется при помощи пиктограммы соответствующих функций на ленте в группе Ячейки на вкладке Главная (рис.). Для вставки столбцов и строк можно использовать контекстное меню. Столбцы вставляются справа от курсора, а строки – сверху от курсора.

Для удаления строки/столбца необходимо выделить строку/столбец или несколько строк/столбцов и использовать соответствующие функции на ленте (рис.) или в контекстном меню.

Выделение строк/столбцов осуществляется щелчком левой кнопки мыши на названии строки/столбцов.

Для изменения ширины столбца и высоты строки необходимо:

• Установить курсор на границу столбца или строки в области названия столбца (строки). Курсор примет вид двунаправленной стрелки разделенной линией.
• Зафиксировать левой клавишей мыши положение курсора.
• Передвинуть границу в нужном направлении.
• На пересечении строк и столбцов листа образуются ячейки.

Ячейка является наименьшей неделимой структурной единицей для размещения дан­ных внутри рабочего листа. Ячейки могут содержать текст, числовые значения, формулы, макросы. Программа автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться.

По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. Ячейка, выбранная с помощью указателя, называется активной или текущей. Чтобы изменить высоту или ширину ячейки, нужно изменить высоту строки и ширину столбца соответственно. Все строки пронумерованы, столбцы обозначены буквами.

Программа Excel автоматически присваивает каждой ячейке рабочего листа уникаль­ные адреса. Адрес ячейки, который ей присваивает программа, состоит из адреса столбца и адреса строки. Адрес активной ячейки отображается в левой части строки формул.

Рабочее поле Excel представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов, с заголовками A, B, C, D и так далее, и пронумерованных строк. У каждой ячейки на листе есть свою имя (адрес), например самая верхняя левая ячейка имеет адрес А1. Эта ячейка выделена рамочкой. Любая ячейка, выделенная рамочкой, является активной, то есть именно в эту ячейку можно ввести данные с клавиатуры.

Адрес выделенной ячейки появляется в Поле имени , расположенном выше заголовка столбца А на одном уровне со Строкой формул.

В Excel существует понятие интервала ячеек. Интервал ячеек представляет собой прямоугольный участок таблицы из нескольких ячеек. Интервал задается посредством указания адреса верхней левой и нижней правой ячейки прямоугольного блока ячеек. Адреса этих двух ячеек при задании интервала разделяются двоеточием, например – В7:Е11.

Аргумент – величина, которая используется для вычисления значений функций.

Блок – диапазон ячеек, граничащий только с пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк.

Буфер обмена – часть памяти, предназначенная для временного хранения скопированного или вырезанного информационного объекта, до тех пор пока он не будет заменён следующим объектом.

Возвращаемое значение – величина, которая является результатом вычисления функции.

Выделение – операция выбора какого-либо объекта на экране монитора для выполнения с ним каких-либо действий.

Выделение – процедура выбора ячейки или ячеек для последующей работы с ними. Выделенные ячейки диапазона отображаются с затемненным фоном, активная ячейка диапазона сохраняет светлый фон.

Выравнивание – операция, позволяющая разместить текст по усмотрению пользователя: по левому или правому краю, по центру или ширине текста.

Выравнивание – размещение материала в пределах ячейки, включая направление строки, ориентацию символов, выключку по горизонтали и вертикали и режим разбиения на строки.

Гарнитура – стиль оформления символов. Например: Times New Roman или Verdana.

Градиент – команда постепенного изменения цвета текста от символа к символу.

Граница – прямоугольная рамка, обозначающая выделенную ячейку или диапазон

Диапазон – компактная группа ячеек таблицы, имеющая прямоугольную форму.

Ключ – поле, по значению которого сортируется список.

Копирование – операция, при которой содержимое области источника дублируется в область приемника

Маркер автозаполнения – квадратик в правом нижнем углу границы выделенного диапазона.

Материнская строка – расчетная строка таблицы, формулы в которой составляются “вручную” (не копируются откуда-либо).

Оптимальное решение – совокупность входных параметров модели, при которых ее выходной параметр максимален или минимален.

Отфильтрованный список – список, в котором скрыты (но не удалены!) строки, не отвечающие условию отбора (фильтрации).

Перенос – операция, при которой содержимое активной ячейки или выделенных ячеек (области источника) перемещается в другую ячейку или диапазон (область приемника).

Редактирование – операция изменения значений ранее введенных данных.

Сортировка списка – упорядочение записей списка по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей.

Строка состояния – место вывода сведений о текущем состоянии рабочей области и программы, и текущих подсказок.

Строка формул – место отображения и редактирования формул.

Текущая строка – строка, в которой расположена активная ячейка.

Текущий столбец – столбец, в котором расположена активная ячейка.

Фильтрация – способ поиска данных при помощи фильтров. Фильтрация отличается от сортировки тем, что в процессе фильтрации происходит не переупорядочивание записей, а исключение из совокупности тех записей, которые не соответствуют заданным критериям.

Фон – сочетание цвета и узора, которым заполняется ячейка с целью ее визуального усиления.

Форма данных – диалоговое окно, в котором полям списка соответствуют поля ввода, и имеются кнопки для выполнения операций со списками.

Форматирование – операция изменения представления данных на экране или в напечатанном документе без изменения их значений.

Формула – запись, находящаяся в области содержимого ячейки, начинающаяся со знака равенства, и описывающая действия, выполнение которых приводит к вычислению значения, помещаемого в область отображения той же ячейки.

Формула – выражение, служащее для выполнения математической и (или) логической операции. В состав формулы входят: Знак равенства, адреса ячеек, числовые константы, арифметические операции и функции.

Функция – часть формулы, указывающая на необходимость выполнения стандартных вычислений. Функция – состоит из имени функции и следующего за ним списка аргументов, заключенного в круглые скобки.

Шаблон – файл, служащий образцом для быстрого создания и заполнения такого же типа файла.

Ячейка – элементарный структурный элемент таблицы, служащий для хранения данных, имеющий адрес и две области: содержание и отображение.

Ячейка – место пересечения столбца и строки электронной таблицы. Каждая ячейка имеет свой адрес (или имя), состоящий из имени столбца и номера строки, например: A1, D3, F5 и т.д.

Сообщения об ошибках в Excel:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате.

#ДЕЛ/0! – выполнение деления на ноль.

#ИМЯ? – неверный набор имени ячейки. Возможно, для набора имён ошибочно использовалась кириллица, а не латиница.

#ЧИСЛО! – неверное применение математических формул. Например, извлечение квадратного корня из отрицательного числа.

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента. Например: привлечение ячейки, в которой находится текст, к выполнению арифметической операции.

#ПУСТО! – неверное указание пересечения двух областей, не имеющих общих ячеек.

Ячейки

Взгляните на Рабочий лист - он представляет собой совокупность строк и столбцов, а те, в свою очередь, состоят из ячеек.

Ячейка - это минимальный элемент электронной таблицы, который имеет адрес, составленный из имени столбца и имени строки на пересечении которых расположена данная ячейка.

Например, в записях Al, B2, С 6 буквами обозначаются столбцы, а цифрами -строки. Максимальное число столбцов, расположенных на листе, - 256. Первые столбцы обозначаются одним буквенным символом А, в, С и т.д., затем идут столбцы с двумя буквами АА, АВ, АС... Максимальное число строк также ограничено и равно 65536 (=2" 6).

В ячейки может вводиться различного рода информация, которая представляется в виде текста или числа: целого, десятичной или обыкновенной дроби, процента, денежной суммы и т.д. Для ввода информации нужно щелкнуть по ячейке мышью. Ячейка при этом окажется выделенной, то есть будет обведена жирной рамкой, а в правом нижнем углу рамки будет расположен маленький квадратик -маркер заполнения. Выделенная ячейка называется текущей или активной.

Когда вы активизируете ячейку, заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка, выделяются полужирным шрифтом. Адрес текущей ячейки отображается в поле имени.

Диапазоны

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование или нахождение максимального значения).

Совокупность ячеек электронной таблицы называется диапазоном. Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. Чтобы активизировать прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не отпуская кнопки, протяните указатель до другой угловой ячейки (например, F8), расположенной пс диагонали прямоугольника. Выделенный прямоугольный диапазон будет обведем жирной рамкой, содержащей маркер заполнения.

Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых ячее» (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например.

Очень часто при работе в Excel необходимо использовать данные об адресации ячеек в электронной таблице. Для этого была предусмотрена функция ЯЧЕЙКА. Рассмотрим ее использование на конкретных примерах.

Функция значения и свойства ячейки в Excel

Стоит отметить, что в Excel используются несколько функций по адресации ячеек:

• – СТРОКА;
• – СТОЛБЕЦ и другие.

Функция ЯЧЕЙКА(), английская версия CELL(), возвращает сведения о форматировании, адресе или содержимом ячейки. Функция может вернуть подробную информацию о формате ячейки, исключив тем самым в некоторых случаях необходимость использования VBA. Функция особенно полезна, если необходимо вывести в ячейки полный путь файла.

Как работает функция ЯЧЕЙКА в Excel?

Функция ЯЧЕЙКА в своей работе использует синтаксис, который состоит из двух аргументов:

Примеры использования функции ЯЧЕЙКА в Excel

Пример 1. Дана таблица учета работы сотрудников организации вида:

Необходимо с помощью функции ЯЧЕЙКА вычислить в какой строке и столбце находится зарплата размером 235000 руб.

Для этого введем формулу следующего вида:

• – «строка» и «столбец» – параметр вывода;
• – С8 – адрес данных с зарплатой.

В результате вычислений получим: строка №8 и столбец №3 (С).

Как узнать ширину таблицы Excel?

Пример 2. Нужно вычислить ширину таблицы в символах. Сразу стоит отметить что в Excel по умолчанию ширина столбцов и ячеек измеряется в количестве символов, которые они умещают в своем значении доступны для отображения в ячейке без переноса строки.

Примечание. Высота строк и ячеек в Excel по умолчанию измеряется в единицах измерения базового шрифта – в пунктах pt. Чем больше шрифт, тем выше строка для полного отображения символов по высоте.

Введем в ячейку С14 формулу для вычисления суммы ширины каждого столбца таблицы:

• – «ширина» – параметр функции;
• – А1 – ширина определенного столбца.

Как получить значение первой ячейки в диапазоне

Пример 3. В условии примера 1 нужно вывести содержимое только из первой (верхней левой) ячейки из диапазона A5:C8.

Введем формулу для вычисления:

Описание формулы аналогичное предыдущим двум примерам.

Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.

Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).

Рис. 79. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Общие элементы окна приложений Office описаны в предыдущих главах. Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 80).

Рис. 80. Окно Excel

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Создание новой рабочей книги

Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов.

Щелкнув кнопку Создать (New) на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.

Создание книги на основе выбранного шаблона

1. Выберите команду Создать (New) из меню Файл,

1. Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги.
2. Затем выберите шаблон или мастер, на которых будет основываться новая рабочая книга.

Шаблоны могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации (рис. 81).

Рис. 81. Шаблон Платежные формы (лист Накладная)

Перемещение внутри рабочей книги

Окно рабочей книги показывает только часть листа открытой электронной таблицы. Чтобы просмотреть различные части листа, используются вертикальный или горизонтальный бегунки для прокрутки листа по вертикали и по горизонтали соответственно. Положение бегунка Показывает относительное место размещения окна экрана внутри рабочего листа. Использование бегунков изменяет область просмотра, но не перемещает активную ячейку.

В больших таблицах данные могут находиться и за пределами видимого окна экрана. Для перемещения активной ячейки с одновременной прокруткой окна используются клавиши и клавиатурные сочетания.

Таблица 16. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки

Чтобы перейти к любой ячейке в рабочей книге, можно использовать ссылку на ячейку (рис. 82).

Рис. 82. Диалоговое окно Переход

1. Выберите команду Перейти из меню Правка (Edit, Go To) или нажмите на клавиатуре клавишу F5 .
2. Введите ссылку на ячейку (например, ячейка С2) и нажмите ОК.

Эту операцию удобно использовать для перехода к ячейке с известным адресом в больших таблицах, содержащих несколько десятков строк или столбцов.

Для перемещения между листами в рабочей книге используются ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. Чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку этого листа.