Особенность свертки от «1С-ИжТиСи» - весь объем работ умещается в рамки технологического окна заказчика - времени, когда с базой никто не работает.

Свертка информационных баз 1С используется для сокращения объема информационной базы, а также для повышения быстродействия системы. В процессе свертки происходит удаление устаревших данных и ввод остатков на дату свертки.

Главное отличие решения «1С-ИжТиСи» от типового механизма свертки 1С в том, что операции по изменению данных производятся в максимально сжатые сроки, например, когда размер технологического окна не превышает 2-3 часов.

В случае, если полная свертка не может быть проведена за один сеанс, технология позволяет проводить процесспо частям: как по отдельным объектам, так и по группам объектов в несколько технологических окон.

Кому нужна свертка информационных баз 1С

Любым компаниям, работающим в «1С:Предприятие» продолжительное время:

• если вы заметили, что система начинает работать медленнее обычного - долго формируются отчеты и т.п.;
• когда в информационных базах накопилось большое количество устаревшей, неактуальной информации.

Когда стоит проводить свертку

Свертку стоит производить в следующих случаях:

• Объем базы свыше 50 Гб.
• Учет в базе ведется более 5 лет.
• Размер базы вызывает сложности при создании бэкапа.
• Перед обновлением конфигурации, которая давно не обновлялась.

Организация процесса свертки информационных баз 1С

Типовой план свертки состоит из нескольких этапов:

1. Демо-свертка: 5-10 рабочих дней

Демо-свертка позволяет оценить итоговый размер свернутой информационной базы и время, требуемое на весь процесс, а также выявить ошибки, которые исправляются в ходе последующих этапов. Этап может проводиться как на нашей стороне, так и на стороне заказчика.

2. Проверка результатов демо-свертки: 5 рабочих дней

Предыстория

В компании, где я работаю, возникла ситуация, когда настала необходимость урезать базу, т.е. удалить все документы и движения до определенной даты. К этому моменту база данных весила почти 350Гб, и очень тяжело было с ним работать. Также страдало быстродействие 1С и регламентные операции с БД выполнялись очень долго.

Решение было принято - базу обрезаем! После долгих тестов типовых обработок по свертыванию, я в них разочаровался. Больше двух недель провел наедине с компьютером обрезая тестовую базу. Такие сроки просто недопустимы в рабочей базе, тем более в базе работают пользователи 6 дней в неделю. Как то нужно было выбираться из тупиковой ситуации. Решили передать задачу на аутсорс. Но и здесь нас не обрадовали, стоимость работ высокая и время для выполнения требовалось немаленькое.

В общем вопрос оставался нерешенным и вернулись к тому, чтобы решить задачу своими силами.

Пришлось прибегнуть к крайним мерам, я отключился от всех других задач и взялся за свертывание базы.

И в скором времени вопрос был решен - обрезали базу за 2 дня, уменьшили его на 70%.

Обрезание базы УТ с объемом 350 Гб за 2 дня.

Решил выполнить задачу по такому алгоритму:

Создать копию рабочей базы. В копии сформировать остатки на нужную дату, удалить все документы и движения до этой даты. Далее из рабочей базы все новые документы (созданные с момента создания копии) перенести в новую базу. Пустить пользователей в новую базу.

Задача была разделена на 5 подзадач:

1.Создать план обмена, для того чтобы после обрезания базы все новые документы можно было перенести в новую базу.

2.Сформировать остатки на дату свертки.

3.Удалить все документы и движения до даты свертки.

4.Загрузить документы из текущей базы в новую базу.

5.Заменить рабочую базу новой (обрезанной) базой.

На подготовительный этап ушло около двух недель: создание плана обмена, поиск инструментов по созданию остатков и очистки регистров, тестирование механизмов.

Процесс свертки базы данных.

1. Формирование остатков на дату свертки.

Остатки формировал типовой обработкой «СверткаБазы.epf».

Чтобы сэкономить время формирование остатков выполнил в рабочей базе в рабочее время. Т.к. остатки формируются документами «Корректировка записей регистров» и обработка устанавливает неактивными движения в регистрах, то эта процедура для базы безвредна.

В обработке поставил ограничение на количество строк в одном документе 50 000.

Делал не спеша, и в течении 1-2 дня все сформировалось (получилось около 400 документов).

Примечание:

- если на дату свертки есть документы «Корректировка записей регистров» не связанные со сверткой базы, то их лучше перенести на дату позже, чтобы случайно их не перепутать потом.

- при формировании остатков, лучше просмотреть все регистры, т.к. бывает, что не по всем регистрам начальные остатки вам нужны. Иногда бывают ситуации, когда регистр уже нигде не используется. В итоге это сэкономит ваше время.

2. Создать полный план обмена для выгрузки в идентичную конфигурацию (можно делать параллельно формирования остатков).

3.В нерабочее время очистить зарегистрированные в плане обмена объекты и сделать копию базы с отключенными регламентами.

4.Удаление документов и очистка регистров.

Эта операция самая медленная и для ускорения этой операции нужно использовать прямые запросы SQL . Подобные инструменты можно найти на Инфостарте. Есть еще один момент, если мы удалим данные таким способом, то объекты удалятся быстро, но без контроля на ссылочную целостность. Соответственно, в наших документах вода остатков и других документах появятся строки типа «Объект не найден….».

У меня стояла задача оставить эти документы в непроведенном виде для информационных целей.

Для этого была написана обработка, которая сняла с проведения и перенесла на дату свертки все документы участвующие в движениях в документах корректировки регистров.

После чего, используя обработку по удалению документов и движений через SQL запросы, удалить все до даты свертки (журналы документов, документы, регистры накопления, регистры сведений и т.д.).

Примечание:

- по регистрам сведений нужно чистить только периодические. Если регистр не периодический, то он скорее всего очистится полностью.

6.Активизаровать движения документов корректировки записей регистров обработкой «СверткаБазы.epf». При этом обработка эти документы переносит на предыдущую дату (это удобно для сверки остатков в двух базах).

8.Проверить корректность ввода остатков и исправить (для этой цели можно привлечь сотрудников бухгалтерии)

9.Перенести документы из рабочей базы в новую базу. Эту процедуру можно делать уже сразу после создания копии. Т.е. если ежедневно в базе создается много документов, то перенос документов лучше делать параллельно, чтобы дополнительное время на это не тратить.

10.Пустить пользователей в новую базу. Для этого лучше переименовать базы на сервере 1с, чтобы для пользователей переход был безболезненным. Т.е. старую базу называем как угодно а новую (свернутую) базу переименовываем в старую.

Примечание!

Как известно, при непосредственном удалении объектов не происходит контроль ссылочной целостности.
Соответственно, после удаления объектов в текущей базе остаются объекты ссылающиеся на несуществующие объекты ("Объект не найден").
У меня задача не стояла, чтобы эти объекты были в свернутой базе. Но битые ссылки могут отрицательно сказаться и на разного рода обмены между базами, и на другие процессы.
По этому я их перенес в свернутую базу, но после того как базу свернул.
1.Сделал правила обмена, которые переносят документы (только номер, дата в непроведенном виде).
2.Перенес все документы которые встречались в документах ввода начальных остатков.
Эту процедуру можно делать после свертки, но желательно инструменты подготовить заранее.

Что такое свертка базы и для чего она нужна?

При выполнении свертки происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки включительно (сворачиваемый период). Основные цели свертки:

Увеличение скорости работы системы.

Уменьшение размера информационной базы.

ВАЖНО. Перед выполнением свертки базы рекомендуется:
1. Произвести предварительное тестирование свертки на копии рабочей информационной базы.
2. Только по результатам успешного тестирования принимать решение о возможности использования для рабочей информационной базы.

1) Создадим резервную копию: заходим в базу через Конфигуратор, пункт меню Администрирование - Выгрузить информационную базу.

2) Заходим в базу через режим 1С:Предприятие. Нам нужно проверить на ту дату, по которую будем делать свертку базы, все ли документы сделаны по закрытию месяца (пункт меню Операции - Регламентные операции). Я буду делать по 31.03.2009 год. Значит документы по Закрытию месяца должны быть за март 2009 г.:

3) Сформируем отчет Оборотно-Сальдовая ведомость за тот период, который будем сворачивать (пункт меню Отчеты - Оборотно-Сальдовая ведомость). Сохраним его для сверки после свертки базы.

4) Через пункт меню Файл - Открыть добавляем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.

Закладка "Общие настройки":

Дата свертки . Под датой свертки понимается последняя секунда, входящая в сворачиваемый период. Так, для того чтобы свернуть в информационной базе данные за 1 квартал 2009 года, в качестве даты свертки требуется указать 31.03.2009 23:59:59.

Количество строк в документах ввода остатков . Данный параметр определяет максимально возможное количество строк в одном документе ввода остатков. Если параметр не заполнен (равен 0), то на каждый регистр/счет будет создано по одному документу без ограничения количества строк.

Закладка "Настройка способа свертки" : на этом этапе определяется, какие объекты и за какой период следует сворачивать. Предусмотрены следующие способы обработки объектов:

Не обрабатывать - свертка объектов не производится.

1. На дату - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки. Если заполнить параметр "Дата окончания", то будут свернуты объекты, предшествующие дате окончания. Таким образом, можно указать для различных объектов различные даты свертки. Если параметр "Дата окончания" не указан, то свертка производится по дату свертки, указанную на закладке "Общие настройки".

За период - сворачиваются все объекты, лежащие в указанном интервале.

Очистить - удаляются все объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

Есть возможность заполнить состав сворачиваемых объектов и способ свертки по умолчанию с помощью кнопки "Заполнить настройки по умолчанию". При этом для сворачиваемых объектов будут назначены следующие настройки:

1. Для всех документов устанавливается режим свертки "на дату".
2. Для всех регистров накопления и бухгалтерии устанавливается режим свертки "на дату".
3. Для всех периодических регистров сведений, для которых документ "Корректировка записей регистров" не является регистратором, устанавливается режим свертки "не обрабатывать", для всех остальных периодических регистров сведений режим "на дату".
4. Для всех непериодических регистров сведений устанавливается режим свертки "не обрабатывать".

Существует возможность сохранять и восстанавливать сделанные ранее настройки свертки, для этого предназначены кнопки "Выгрузить в XML" и "Загрузить из XML".

Я заполню настройки по умолчанию:

Закладке "Документы ввода остатков": на этом этапе будут сформированы документы ввода остатков по регистрам накопления, сведений, бухгалтерии. Созданные документы будут расположены в следующей секунде за датой свертки, т.е. если дата свертки 31.03.2009 23:59:59, то документы будут созданы 01.04.2009 00:00:00.
В качестве документов ввода остатков используются документы "Корректировка записей регистров" и "Операция (бухгалтерский и налоговый учет)".
Документы ввода остатков создаются с отключенными движениями. Документы ввода остатков содержат комментарий, включающий в себя текст "[Сформирован обработкой свертки базы]".
Для каждого регистра/счета создается отдельный документ ввода остатков. Количество документов ввода остатков для каждого регистра/счета определяется параметром "Количество строк в документе ввода остатков" (подробнее см. выше).

Свернуть базу (кнопка "Свернуть базу" в нижней командной панели). На этом этапе производится удаление объектов за сворачиваемый период.

Этот процесс может занимать продолжительное время. После выполнения свертки базы вносить какие-либо изменения или перепроводить документы в свернутом периоде категорически запрещается.
Следует иметь в виду, что если на этом этапе происходили ошибки, которые привели к тому, что процедура удаления объектов была прервана и не завершилась полностью, то возможно возникновение следующей ситуации: по некоторым регистрам итоги останутся отключенными. Это приведет к невозможности получения итогов по некоторым регистрам. Список регистров, по которым отключены итоги, можно посмотреть на закладке "Регистры с отключенными итогами". На этой же закладке можно включить итоги, если это необходимо.

Свертка информационной базы - процедура, с которой хорошо знакомы многие пользователи еще со времен платформы 7.7. В некоторых организациях данную процедуру мы проводили каждый год в назначенное время. Пользователи работали каждый год в базе, в которой имеются только остатки и движения за текущий год. По мере роста производительности железа и совершенствования платформы 1С, свертка базы не стала таким уж регулярным явлением. В связи с этим, в данном материале мы подробно рассмотрим, что же из себя представляет эта процедура, а также как ее проводить в различных конфигурациях 1С.

Свертка базы в 1С 8 - что это такие и для чего она нужна?

В процессе работы предприятия в информационной системе накапливается большое количество документов, справочников и других данных. Часть этих данных не представляет интереса в текущем периоде работы, к некоторым данным необходим доступ только в режиме чтения. При этом объекты хранятся в системе, замедляют ее работу в целом, увеличивают время архивирования (бэкапа), при этом, нет смысла сохранять прошлогодние данные ежедневно, если в них не вносилось никаких изменений. Конечно, работать в одной базе бывает необходимо с точки зрения анализа отчетов, выборки данных за большое период. Все зависит от конкретной ситуации в организации и используемой конфигурации. Например, при правильной постановке управленческого учета база в текущей, рабочей базе бухгалтерии предприятия нет смысла хранить данные за 3-5 лет. История операций всегда можно будет посмотреть в копии, все аналитические отчеты строятся в других продуктах. Какой же выход из этой ситуации - регулярно сворачивать базу один раз за определенный период времени.

При выполнении свертки, происходит формирование документов ввода остатков по регистрам на определенную дату (дату свертки) и удаление не используемых документов и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) до даты свертки, включительно (сворачиваемый период). Основные цели:

Увеличение скорости работы программы в пользовательском режиме;

Увеличение скорости работы при обновлении (изменении) конфигурации, а так же скорости проведения тестирования и исправления информационной базы;

Создание условий для удаления объектов учета, которые более не требуются пользователю;

Уменьшение размера информационной базы.

Общий порядок выполнения процедуры свертки

1.Создание резервной копии.

Независимо от используемых инструментов особенно важно создать резервную копию базы. Во-первых, это копия будет не просто архивом данных. Вполне возможно, ее сразу же потребуется развернуть на предприятии и предоставить доступ заинтересованным пользователям. Важно закрыть доступ на изменения в этой базе. Как сделать копию читайте

2.Настройка свертки.

На данном этапе необходимо указать год, на начало которого планируется свернуть информационную базу. То есть, если указать 2013 год, то будут удалены документы до 31.12.2012 23:59:59.

Установить дату запрета изменения данных. Флаг, указывающий на необходимость установки даты запрета на сворачиваемый период.

3.Формирование остатков.

Определение состава сворачиваемых объектов и способа свертки. Предусмотрены следующие действия с регистрами:

Не сворачивать - свертка объектов не производится;

Свернуть - сворачиваются объекты, предшествующие дате свертки;

Очистить - удаляются объекты, предшествующие дате свертки, при этом документы ввода остатков не создаются. Режим доступен только для регистров сведений.

4.Просмотр операций.

5.Проверка.

На данном этапе выводятся все созданные документы ввода остатков с возможностью их редактирования.

6.Удаление старых документов.

Удаляются все документы до даты свертки. В документах, у которых остались движения, устанавливается флаг "Ручная корректировка" и пометка на удаление не устанавливается.

Каким инструментом свернуть базу

К сожалению, не во всех даже типовых конфигурациях предусмотрена типовая обработка для выполнения свёртки.

На настоящий момент обработка есть только в следующих конфигурациях:

• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0/ Бухгалтерия предприятия КОРП , редакция 3.0 (БП 3)
• Управление торговлей, редакция 11 (УТ 11)

Физически обработка есть, но воспользоваться и даже открыть ее не получится в следующих конфигурациях:

• ERP Управление предприятием (ERP)
• Комплексная автоматизация 2 (КА)

В комментариях в коде обработки мы прочитаем не очень оптимистичную фразу:

// Обработка используется только в УТ11

Соответственно, сама обработка только лишь "заглушка" для корректной работы БСП.

Отсутствует обработка в следующих типовых конфигурациях:

• Зарплата и управление персоналом 2.5, 3 (ЗУП)
• Управление нашей фирмой, редакция 1.6 (ранее Управление небольшой фирмой)

Таким образом, для данных конфигурация, а также для самописных конфигураций, вам придется выполнять свёртку самостоятельно. Также, вы можете заказать эту работу у профессионалов!

Таким образом, пользователю под силу выполнить свертку самостоятельно только в двух конфигурациях: Бухгалтерия 3, Торговля 11. Важно внимательно прочитать нашу инструкцию, справку к обработке и следовать всем рекомендациям помощника.

Обработку для свертки вы найдете в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование). Подраздел "Сервис". Открываем обработку и внимательно выполняем все предварительные шаги.

Также можно просто написать "свертка" в окне поиска по разделам программы. Ниже представлено изображение как можно это сделать в Управлении Торговлей 11.

Для свертки следующих конфигураций:

• Управление производственным предприятием, редакция 1.3
• Бухгалтерия предприятия 2.0
• Управление торговлей, редакция 10.3

Вам понадобится внешняя обработка от фирмы 1С, скачать ее можно с сайта ИТС , в разделе обработки для платформы 8.2.

В других конфигурациях, например в УНФ, свертку своими силами произвести будет очень проблематично. По этой же причине обработки нет и в некоторых типовых конфигурациях. Дело в том, что не все данные можно корректно свернуть. Например, для зарплаты очень важно иметь информацию в регистрах для корректного расчета многих показателей. По сути, нужно четко представлять себе какой регистр можно сворачивать, какой нельзя, с каким могут быть сложности.

Для остальных конфигурация придется писать обработку самостоятельно, либо модифицировать существующие. У нашей команды очень большой опыт решения подобного рода задач и демократичные цены . На этапе изучения базы, мы сможем сразу озвучить вам итоговую сумму за данный вид работ.

В январе у многих появляется желание начать всё с чистого листа, и я очень часто слышу от клиентов и читателей вопрос: «А можем мы создать новую базу 1С, оставить в прошлом все ошибки и начать вести учет правильно? Есть какая-то автоматическая возможность «обрезать» базу 1С на начало года?». Такое желание вполне понятно и объяснимо, ведь кому-то досталась база в не очень хорошем состоянии от прошлого бухгалтера, а кто-то просто учился и допускал много недочетов, теперь же есть необходимые знания, навыки и стремление работать правильно, но не хочется тянуть за собой постоянно груз прошлых ошибок. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 есть такая функция, как свертка информационной базы, которая позволяет автоматически сформировать остатки на начала выбранного периода и удалить старые документы.

Чем удобна свертка базы 1С? В том случае, если вы просто создадите новую пустую базу и начнёте вручную вносить остатки по всем счетам, то потратите достаточно много времени на эту работу, ведь нужно будет перенести не только суммы остатков, но и данные всех справочников, необходимых для работы (контрагенты, физические лица, сотрудники, номенклатура и пр.). При свертке программа сама автоматически сформирует остатки по счетам, которые при необходимости вы сможете скорректировать, все элементы справочников останутся в базе, а старые документы будут удалены. В том случае, если вы хотите также «почистить» справочники, можно будет вручную удалить лишние элементы. Это займет намного меньше времени, чем ввод всех нужных элементов в новую базу.

Важный нюанс: после проведения свертки документы до выбранной даты в вашей текущей базе будут удалены, но вам обязательно нужно сохранить эту информацию в другой базе, ведь она еще может понадобиться при дальнейшей работе. Обычно, я создаю вторую идентичную базу (в списке баз в названии можно указать, что одна из баз относится к периоду, например, до 2017 года, а другая – с 2017 года), а затем уже можно производить свертку одной из них, в которой будет осуществляться ведение учета в текущем году. Вторая база просто служит архивом данных прошлых лет, к которому в любое время можно обратиться.

После того, как мы разобрались с копиями базы и проверили данные по ОСВ, переходим в раздел «Администрирование» и выбираем пункт «Свертка информационной базы».

Первым делом, программа снова предложит вам сделать копию базы. Если копия у вас уже есть, то этот пункт можно пропустить (снять галочку). Если копии пока нет, то не пропускаем ни в коем случае!

Затем необходимо указать год, на начало которого мы будем формировать остатки. Как правильно, это текущий год, но один раз в своей практике я встречалась с просьбой при свертке оставить в программе данные за три последних года (на тот момент учет в базе велся больше 5 лет). Если в базе ведется несколько организаций, то отмечаем, будет ли осуществляться свертка по всем или только по выбранным.

На следующем этапе необходимо указать, данные по каким регистрам мы будем сворачивать. Если у вас нет каких-либо особых пожеланий, то все настройки можно оставить без изменения.

Затем мы видим на экране перечень операций, которые были автоматически сформированы для отражения остатков на начало выбранного периода. Есть возможность открыть каждую операцию для просмотра и при необходимости отредактировать данные. Но можно будет внимательно изучить сформированные проводки и после окончания свертки.

На следующем этапе осуществляется проверка данных: сверяются остатки по счетам до свертки и после неё. В идеальном случае суммы должны совпадать. Если возникают какие-то расхождения, то нужно обязательно распечатать сформированный программой отчет и детально разобраться с каждым счетом, по которому возникли отличия.

На последнем этапе свертки осуществляется удаление старых документов, этот процесс может занять достаточно долгое время, особенно, если учет в программе велся много лет.

Затем программа сообщит об успешном окончании свертки.

Конечно, свертка не является «волшебной таблеткой» и не решит быстро все проблемы, если учет в базе долгое время велся не очень аккуратно. Возможно, после проведения свертки потребуется корректировать остатки или разбираться, почему автоматически были удалены не все документы. В этом случае придется потратить определенное количество времени на доведение базы до оптимального состояния: поработать с документами ввода остатков и проанализировать, почему программа не смогла удалить некоторые старые документы. Единственное, о чем я хочу вас попросить – обязательно делайте копии информационной базы! А если состояние базы очень запущенное или велик объем введенных документов, то для выполнения свертки лучше обратиться за помощью к опытным специалистам.